ব্যবহারবিধি

ভেন্ডরদের জন্য

দর দেওয়া, কাজ পাওয়া, পণ্য পাঠানো, টাকা পাওয়া, ফাইল বন্ধ করা। পুরো প্রক্রিয়ার চারটি ধাপ আপনি নিজে এগিয়ে নেন।

আপনি কে

ভেন্ডর প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেক ব্যবহারকারীরই রোল Vendor Admin, এবং সবাই একই আটটি পেজ দেখেন। “ভেন্ডরের উদ্দেশে” পাঠানো নোটিফিকেশন আপনার প্রতিষ্ঠানের সব সক্রিয় ব্যবহারকারীর কাছে যায়, তাই আপনি না থাকলে সহকর্মী দরপত্রের অনুরোধ বা পেমেন্টের নিশ্চিতকরণ সামলে নিতে পারেন।

আপনি ক্লায়েন্টকে দেখেন না

অর্ডারটি কোন প্রতিষ্ঠান বা কোন সাইটের জন্য, তা ভেন্ডরদের দেখানো হয় না — স্ক্রিনেও নয়, ইমেইলেও নয়, ক্রয়াদেশের PDF-এও নয়। দরপত্রের অনুরোধে কেবল পণ্য ও পরিমাণ থাকে। আপনি পণ্য পাঠান ATI-র গুদামে, এরপর ATI নিজেই তা পৌঁছে দেয় — তাই গন্তব্য জানার প্রয়োজনই আপনার হয় না।

আপনার পথ

Pending Quotationsদর জমা দিন
All Purchase Ordersজিতলে অর্ডার আসে
Shipment & Deliveryপণ্য পাঠান
Payment & Invoicesপ্রাপ্তি স্বীকার করুন
VAT & Tax Documentsফাইল বন্ধ করুন

দর দেওয়া

Pending Quotations

/quotation/pending

কারা: Vendor Admin — কেবল ভেন্ডর
কোথায়: সাইডবার → Pending Quotations
উদ্দেশ্য: ATI-র পাঠানো যেসব দরপত্রের অনুরোধ এখনো আপনার দরের অপেক্ষায় আছে।

ধাপসমূহ

আপনি একটি ইমেইল (Quotation Request) ও অ্যাপের ভেতরে একটি নোটিফিকেশন পাবেন।
Pending Quotations খুলুন। প্রতিটি কার্ড একটি পণ্য, যার জন্য আপনাকে দর দিতে বলা হয়েছে — সঙ্গে পরিমাণ, একক, স্পেসিফিকেশন ও জমা দেওয়ার শেষ সময়।
কার্ডে ক্লিক করে অনুরোধটি পুরোপুরি খুলুন এবং আপনার দর জমা দিন।
কোনো পণ্য সরবরাহ করতে না পারলে সেটি decline করুন। অনুরোধটি REJECTED হয়ে যাবে এবং এর জন্য আপনাকে আর তাগাদা দেওয়া হবে না।

প্রতিটি অনুরোধের একটি শেষ সময় থাকে। ATI চাইলে তা বাড়াতে পারে, এবং বাড়ালে আপনাকে ইমেইল ও নোটিফিকেশন দিয়ে জানানো হয়।
কার্ডে কেবল পণ্যের নামই থাকে। এতে কোথাও ক্লায়েন্টের পরিচয় থাকে না।

Submit a quotation

/quotation/[id]

কারা: Vendor Admin
কোথায়: Pending Quotations-এর কোনো কার্ডে ক্লিক করুন
উদ্দেশ্য: একটি পণ্যের জন্য ATI-কে আপনার দর ও শর্ত জানানো। দুই ধাপের ফর্ম: Your Quote, তারপর Review।

ধাপসমূহ

দর দেওয়ার আগে পণ্যের বর্ণনা, পরিমাণ ও শেষ সময় পড়ে নিন।
Your Quote — Price per unit দিন (আবশ্যক, শূন্যের বেশি), Agreed quantity (যা চাওয়া হয়েছে তা-ই আগে থেকে বসানো থাকে), এবং Delivery date (আবশ্যক, আজ বা তার পরের তারিখ)।
Item description লিখুন — আপনি আসলে কী সরবরাহ করছেন — সঙ্গে Warranty period ও তার একক, Warranty terms, After-sales support, এবং প্রয়োজনে Remarks।
নিজস্ব কোনো শর্ত থাকলে Custom terms and conditions-এ যোগ করুন।
Review — প্রিভিউ মিলিয়ে দেখে জমা দিন।

এরপর যা হয়

আপনার দর PARTICIPATE অবস্থায় লিপিবদ্ধ হয় এবং অনুরোধটি ACCEPTED-এ যায়। ATI-র Procurement বিভাগ খবর পেয়ে আমন্ত্রিত অন্য ভেন্ডরদের দরের সঙ্গে আপনার দর তুলনা করে। জিতলে আপনার নামে ক্রয়াদেশ জারি হয় এবং আপনাকে জানানো হয়। না জিতলে আপনার দরটি REJECT হয়ে যায় — হেরে গেলে আলাদা কোনো নোটিফিকেশন পাঠানো হয় না।

সতর্কতা

দর দিতে হবে BDT-তে, এবং ভ্যাট বা ট্যাক্স যোগ করবেন না। বিজয়ী নির্বাচনের সময় ATI কেন্দ্রীয়ভাবে প্রচলিত হার প্রয়োগ করে — ট্যাক্স ধরে দেওয়া দর অন্যগুলোর সঙ্গে তুলনাযোগ্য থাকে না এবং প্রকৃতপক্ষে যা, তার চেয়ে বেশি দামি দেখায়।

একটি অনুরোধে একবারই দর দেওয়া যায়। যে অনুরোধ আর REQUESTED অবস্থায় নেই, সেটি খুললে আপনাকে তালিকায় ফিরিয়ে দেওয়া হবে। দর সংশোধন করতে হলে ATI-কে প্রক্রিয়াটি আবার খুলতে হবে।
আপনি অন্য সরবরাহকারীদের সঙ্গে প্রতিযোগিতায় দর দিচ্ছেন। কতজনকে ডাকা হয়েছে বা তারা কত দর দিয়েছে তা আপনি কখনো দেখবেন না, আর তারাও আপনার দর দেখবে না।

All Participations

/quotation/participations

কারা: Vendor Admin — কেবল ভেন্ডর
কোথায়: সাইডবার → All Participations
উদ্দেশ্য: আপনার জমা দেওয়া প্রতিটি দর, এবং প্রতিটির ফলাফল।

স্ট্যাটাস

PARTICIPATEজমা হয়েছে; ATI এখনো সিদ্ধান্ত নেয়নি
SELECTআপনি জিতেছেন। এরপর ক্রয়াদেশ আসবে
REJECTএবার নির্বাচিত হননি

অর্ডার ও পণ্য পাঠানো

All Purchase Orders

/po-record/all

কারা: Vendor Admin
কোথায়: সাইডবার → All Purchase Orders
উদ্দেশ্য: ATI আপনাকে যেসব অর্ডার দিয়েছে।

ধাপসমূহ

আপনাকে নোটিফিকেশন (Purchase Order Issued) দেওয়া হয় এবং ইমেইলে ক্রয়াদেশটি পাঠানো হয়।
All Purchase Orders খুলে ছেঁকে বা খুঁজে অর্ডারটি বের করুন।
কোনো অর্ডারে ক্লিক করে তার lifecycle দেখুন ও PDF নামিয়ে নিন।
Shipment & Delivery পেজ থেকে এর বিপরীতে পণ্য পাঠান।

স্ট্যাটাস

ISSUEDসক্রিয় — আপনি পণ্য পাঠাতে পারেন
PAIDATI আপনার পেমেন্ট প্রস্তুত করেছে
COMPLETEDবন্ধ — আপনি ভ্যাট/ট্যাক্স রেকর্ডটি সম্পন্ন করেছেন

ক্রয়াদেশ বাস্তবে কেবল এই তিনটি অবস্থাতেই থাকে, অন্য কোথাও অন্য কিছু উল্লেখ থাকলেও।
অর্ডারে গন্তব্য হিসেবে গুদামের নাম থাকে, ক্লায়েন্টের ঠিকানা নয়।

Shipment & Delivery

/shipment

কারা: Vendor Admin — কেবল ভেন্ডর
কোথায়: সাইডবার → Shipment & Delivery
উদ্দেশ্য: কোনো ক্রয়াদেশের বিপরীতে পণ্য পাঠানো।

ধাপসমূহ

Shipment & Delivery খুলুন। যেসব অর্ডারের বিপরীতে পণ্য পাঠানো যাবে সেগুলোর তালিকা দেখাবে।
অর্ডারটি বেছে নিন এবং কোন পণ্য কত পরিমাণ পাঠাচ্ছেন তা নির্বাচন করুন। আংশিক চালানও চলে — একসঙ্গে সব পাঠাতেই হবে এমন নয়।
চালানের তথ্য পূরণ করুন: Destination warehouse (আবশ্যক), এবং ঐচ্ছিকভাবে Expected date, Carrier information, Tracking number ও Remarks।
চালানটি নিশ্চিত করুন।

এরপর যা হয়

চালানটি IN_TRANSIT এবং পণ্যগুলো SHIPPED হিসেবে লিপিবদ্ধ হয়। ATI-র Procurement বিভাগকে চালান আসার কথা জানিয়ে দেওয়া হয়। গুদাম প্রাপ্তি নিশ্চিত করলে পণ্যগুলো RECEIVED-এ যায়, এবং ATI-র ভেতরে ক্লায়েন্টের কাছে পৌঁছে দেওয়ার কাজ শুরু হয়।

সতর্কতা

অর্ডারটি অবশ্যই ISSUED অবস্থায় থাকতে হবে। অন্য কোনো অবস্থার অর্ডারের বিপরীতে চালান গ্রহণ করা হয় না। কোনো অর্ডারে চালান দেওয়া না গেলে আগে All Purchase Orders-এ তার স্ট্যাটাস দেখে নিন।

টাকা পাওয়া ও ফাইল বন্ধ করা

Payment & Invoices

/payment

কারা: Vendor Admin — কেবল ভেন্ডর
কোথায়: সাইডবার → Payment & Invoices
উদ্দেশ্য: ATI আপনাকে কত টাকা দেবে তা দেখা, এবং টাকা পেলে তা নিশ্চিত করা।

ধাপসমূহ

ATI আপনার পেমেন্ট প্রস্তুত করলে আপনাকে নোটিফিকেশন দেওয়া হয় — Cheque Prepared for Payment বা Cash Ready for Payment — এবং ইমেইল পাঠানো হয়।
Payment & Invoices খুলে পেমেন্টটি, তার পদ্ধতি ও রেফারেন্স দেখুন।
টাকা সংগ্রহ করুন।
Procufy-তে প্রাপ্তি স্বীকার করুন।

এরপর যা হয়

বিলটি PAYMENT_COMPLETED-এ যায়। এরপর ATI-র Assistant Account Manager আপনার ভ্যাট ও ট্যাক্স কপি আপলোড করেন, এবং পরের পেজে গিয়ে আপনি ফাইলটি বন্ধ করেন।

সতর্কতা

প্রাপ্তি স্বীকার করা বাধ্যতামূলক। আপনি নিশ্চিত না করা পর্যন্ত বিলটি বন্ধ করা যায় না, আর খোলা বিল ATI-র হিসাব মেলানোর কাজ আটকে রাখে।

সময়ের হিসাবটা বুঝে নিন: ATI চেক বা নগদ প্রস্তুত করার সঙ্গে সঙ্গেই ক্রয়াদেশে PAID দেখায় — আপনি টাকা তোলার আগেই। আপনার স্বীকৃতি বিলটিকে এগিয়ে নেয়, অর্ডারকে নয়।

VAT & Tax Documents

/vendor-vat-tax

কারা: Vendor Admin — কেবল ভেন্ডর
কোথায়: সাইডবার → VAT & Tax Documents
উদ্দেশ্য: পেমেন্টের পর ATI-র যেসব সরকারি কাগজপত্র দরকার — ভ্যাট চালান, ট্যাক্স সনদ ও সংশ্লিষ্ট নথি। পুরো প্রক্রিয়ার এটিই শেষ ধাপ, এবং এটি সম্পন্ন করেন আপনিই।

ধাপসমূহ

ATI-র Assistant Account Manager আপনার বিলের ভ্যাট ও ট্যাক্স কপি আপলোড করেন। আপনি একটি ইমেইল পাবেন।
VAT & Tax Documents খুলুন। প্রতিটি রেকর্ডে বিল ও তার কাগজপত্র দেখা যাবে।
কোনো রেকর্ড খুলে জমা থাকা কাগজপত্রগুলো দেখে নিন।
রেকর্ডটি Complete করুন।

এরপর যা হয়

বিলটি COMPLETED হয়ে যায় এবং ক্রয়াদেশটিও COMPLETED হয়ে যায়। লেনদেনটি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত বন্ধ হয়ে গেল, এতে আর কিছু ঘটবে না।

কোনো অর্ডার PAID অবস্থায় আটকে থাকলে সাধারণত এই কাজটিরই অপেক্ষায় থাকে। ভ্যাট/ট্যাক্স রেকর্ড সম্পন্ন করলেই সেটি COMPLETED-এ যায়।

Transaction Dashboard

/transactions

কারা: Vendor Admin — কেবল ভেন্ডর
কোথায়: সাইডবার → Transaction Dashboard
উদ্দেশ্য: ATI-র সঙ্গে আপনার পুরো ব্যবসায়িক সম্পর্ক এক পাতায় — দর, অর্ডার, সরবরাহ ও পেমেন্ট।

অ্যাকাউন্ট পাওয়া

ATI-র Procurement বিভাগ আপনার প্রতিষ্ঠানটি নিবন্ধন করে — ব্যবসার তথ্য, BIN/TIN ও ইমেইল ঠিকানাসহ।
সেই ইমেইল ঠিকানার বিপরীতে একটি Vendor Admin অ্যাকাউন্ট তৈরি হয়।
একটি এককালীন কোড (OTP) দিয়ে ঠিকানাটি যাচাই করুন।
সাইন ইন করে সঙ্গে সঙ্গে পাসওয়ার্ড বদলে নিন।

সতর্কতা

দর দেওয়ার আমন্ত্রণ পেতে হলে আপনার প্রতিষ্ঠানটিকে active থাকতে হবে। Procurement যখন দরপত্রের অনুরোধ তৈরি করে তখন নিষ্ক্রিয় ভেন্ডরকে বাদ দিয়ে দেওয়া হয় — তাই কখনো আমন্ত্রণ না পেলে ATI-র কাছে সবার আগে এটিই জেনে নিন।

সব অধ্যায়প্রিন্ট: Ctrl/Cmd + P