ব্যবহারবিধি

Finance বিভাগের জন্য

পণ্য পৌঁছানো থেকে ফাইল বন্ধ হওয়া পর্যন্ত পাঁচ ধাপের একটি শৃঙ্খল — যা একা কোনো ব্যক্তির পক্ষে পুরোটা পার হওয়া সম্ভব নয়।

শৃঙ্খল ও প্রতিটি ধাপের দায়িত্ব

একটি বিলের জীবনচক্র

INITIAL_APPROVEDFinance Admin তৈরি করেন
FINAL_APPROVEDSenior Account Manager অনুমোদন দেন
CHEQUE_PREPAREDAssistant Account Manager পরিশোধ করেন
PAYMENT_COMPLETEDভেন্ডর প্রাপ্তি স্বীকার করেন
COMPLETEDভেন্ডর ফাইলটি বন্ধ করেন

পাঁচটি ধাপের তিনটি হয় Finance বিভাগের ভেতরে। শেষ দুটি ভেন্ডরের: Finance ভ্যাট ও ট্যাক্স নথি জমা দেয়, কিন্তু বিলটি বন্ধ করেন সরবরাহকারী নিজেই।

রোল	যা করেন
Finance Admin	সরবরাহ হয়ে যাওয়া অর্ডার থেকে বিল তৈরি করেন
Senior Account Manager	পরিশোধের অনুমোদন দেন
Assistant Account Manager	পরিশোধ সম্পন্ন করেন, তারপর ভ্যাট ও ট্যাক্স নথি জমা দেন
Vendor	প্রাপ্তি স্বীকার করেন, তারপর বিলটি বন্ধ করেন

যিনি অনুমোদন দেন, তিনি কখনো পরিশোধ করেন না

Bill Authorization, Billing Processing ও Vat Tax Record — এই তিনটি পাতা সংরক্ষিত। প্রতিটি ঠিক একটি রোলের, এবং প্রতিবার সিস্টেম নতুন করে সাজানোর সময় Finance Admin সহ বাকি সব রোল থেকে এগুলো সরিয়ে দেওয়া হয়। এটিই দায়িত্ব পৃথকীকরণ, এবং এটি এমন কোনো অনুমতি নয় যা কেবল দিয়ে দিলেই চলে।

পাতা খালি? আপনার ম্যাপিং দেখুন

Senior ও Assistant Account Manager কেবল সেসব ক্লায়েন্টের বিল দেখেন যাদের সঙ্গে তাঁদের ম্যাপিং করা আছে — তালিকা, পেজিনেশন ও স্ট্যাট কার্ড সবখানেই। ম্যাপিং না থাকলে একটি বিলও দেখাবে না, আর দেখতে ঠিক নষ্ট পাতার মতোই লাগবে। ম্যাপিং ঠিক করা হয় Client Unit Map পাতায়, এবং এটি নিজে থেকে তৈরি হয় না। Payment Preparation Pending-ই একমাত্র Finance তালিকা যা এভাবে সীমাবদ্ধ নয়।

বিল তৈরি

Create Billing

/billing/create

কারা: Finance Admin
কোথায়: সাইডবার → Create Billing
উদ্দেশ্য: সরবরাহ হয়ে যাওয়া ক্রয়াদেশকে পরিশোধযোগ্য বিলে রূপ দেওয়া।

ধাপসমূহ

ক্লায়েন্ট প্রাপ্তি নিশ্চিত করলেই আপনি নোটিফিকেশন পাবেন — PO Ready for Finance Processing।
Create Billing খুলুন। সরবরাহ হয়েছে কিন্তু বিল হয়নি এমন অর্ডারের তালিকা দেখাবে।
বিস্তারিত খুলে অর্ডার, সরবরাহ ও সংযুক্ত কাগজপত্র যাচাই করুন।
অগ্রাধিকার ঠিক করুন, প্রয়োজনে মন্তব্য যোগ করুন, এবং বিলটি Forward করুন।

এরপর যা হয়

বিলটি INITIAL_APPROVED অবস্থায় তৈরি হয়। ওই ক্লায়েন্টের সঙ্গে ম্যাপ করা Senior Account Manager-দের CRITICAL অগ্রাধিকারে নোটিফিকেশন যায়, সঙ্গে সরাসরি Bill Authorization পাতার লিংক।

সতর্কতা

ক্রয়াদেশে সংযুক্তি থাকতেই হবে। সংযুক্তিহীন অর্ডারের বিপরীতে বিল তৈরি করতে গেলে তা সরাসরি বাতিল হয়ে যায়। কোনো বিল forward না হলে সমাধান আগের ধাপে — Purchase Order Documents-এ গিয়ে আগে কাগজপত্র সংযুক্ত করুন।

একটি ক্রয়াদেশের বিপরীতে একটিই বিল। একটি অর্ডারের বিল একবারই করা যায়, তার বেশি নয়।
যেসব Senior Account Manager ওই ক্লায়েন্টের সঙ্গে ম্যাপ করা নেই, তাঁরা কোনো নোটিফিকেশনই পান না — ম্যাপিং না থাকলে বিলটি কারও চোখে না পড়েই পড়ে থাকতে পারে।

পরিশোধের অনুমোদন

Bill Authorization

/billing/authorize

কারা: কেবল Senior Account Manager
কোথায়: সাইডবার → Bill Authorization
উদ্দেশ্য: পরিশোধের অনুমোদন দেওয়া। পুরো অর্থ-শৃঙ্খলের সিদ্ধান্তের ধাপ এটিই।

ধাপসমূহ

আপনাকে CRITICAL অগ্রাধিকারে নোটিফিকেশন দেওয়া হয় — Bill Confirmed for Finance Processing।
Bill Authorization খুলুন। আপনার সঙ্গে ম্যাপ করা ক্লায়েন্টদের বিলের তালিকা দেখাবে।
একটি বিল খুলে অর্ডার, সরবরাহের নিশ্চিতকরণ ও কাগজপত্র যাচাই করুন।
Approve করুন।

এরপর যা হয়

বিলটি FINAL_APPROVED-এ যায়, এবং ওই ক্লায়েন্টের সঙ্গে ম্যাপ করা Assistant Account Manager-দের CRITICAL অগ্রাধিকারে নোটিফিকেশন যায়।

পরিশোধ সম্পন্ন করা

Billing Processing

/billing/process

কারা: কেবল Assistant Account Manager
কোথায়: সাইডবার → Billing Processing
উদ্দেশ্য: পরিশোধ সম্পন্ন করা — চেক প্রস্তুত করা বা নগদে মিটিয়ে দেওয়া।

ধাপসমূহ

আপনাকে CRITICAL অগ্রাধিকারে নোটিফিকেশন দেওয়া হয় — Bill Approved for Payment।
Billing Processing খুলুন। অনুমোদিত কিন্তু পরিশোধের অপেক্ষায় থাকা বিলের তালিকা দেখাবে।
চেকের ক্ষেত্রে ব্যাংক নির্বাচন করে চেকের তথ্য দিন। একসঙ্গে একাধিক বিলের চেকও প্রস্তুত করা যায়।
নগদের ক্ষেত্রে নগদ পরিশোধটি লিপিবদ্ধ করুন।
নিশ্চিত করুন।

এরপর যা হয়

বিলটি CHEQUE_PREPARED-এ যায় এবং ক্রয়াদেশটি PAID-এ যায়। ভেন্ডরের ব্যবহারকারীদের নোটিফিকেশন — Cheque Prepared for Payment বা Cash Ready for Payment — ও ইমেইল পাঠানো হয়। ভেন্ডর টাকা তুলে প্রাপ্তি স্বীকার করলে বিলটি PAYMENT_COMPLETED-এ যায়।

আপনি পেমেন্ট প্রস্তুত করার সঙ্গে সঙ্গেই ক্রয়াদেশে PAID দেখায়, ভেন্ডর টাকা তোলার আগেই। এটিই স্বাভাবিক — ভেন্ডরের স্বীকৃতি বিলটিকে এগিয়ে নেয়, অর্ডারকে নয়।

Vat Tax Record

/vat-tax-copies

কারা: কেবল Assistant Account Manager
কোথায়: সাইডবার → Vat Tax Record
উদ্দেশ্য: পরিশোধিত বিলের বিপরীতে ভ্যাট ও ট্যাক্স নথি জমা দেওয়া।

ধাপসমূহ

ভেন্ডর পেমেন্টের প্রাপ্তি স্বীকার করার পর Vat Tax Record খুলুন।
বিলটি খুলে VAT file ও Tax file আপলোড করুন, প্রয়োজনে মন্তব্যসহ।
সংরক্ষণ করুন।

এরপর যা হয়

নথিগুলো সংরক্ষিত হয় এবং ক্রয়াদেশে ভ্যাট চালান আছে বলে চিহ্নিত হয়। ভেন্ডরকে ইমেইল পাঠানো হয় এবং তিনি নিজের VAT & Tax Documents পাতায় রেকর্ডটি দেখতে পান। এরপর ভেন্ডর সেটি সম্পন্ন করলে বিল ও ক্রয়াদেশ দুটোই COMPLETED-এ চলে যায়।

সতর্কতা

কাগজ জমা দেন আপনি; বিলটি বন্ধ করেন ভেন্ডর। আপলোড করলে বিলের ধাপটি ইচ্ছাকৃতভাবেই অপরিবর্তিত থাকে, যাতে ভেন্ডরের সম্পন্ন করার ধাপটি খোলা থাকে। কোনো বিলে কাগজ জমা হয়ে গেছে অথচ বন্ধ হচ্ছে না মানে ভেন্ডর নিজের দিক থেকে সেটি সম্পন্ন করেননি — তাঁকে তাগাদা দিন, এখানে বাটন খুঁজবেন না।

আবার আপলোড করলে আগের নথিগুলোর জায়গায় নতুনগুলো বসে যায় — প্রতি বিলে একটিই ভ্যাট/ট্যাক্স রেকর্ড থাকে।

পর্যবেক্ষণের পাতা

এই তিনটিতে কোনো কাজ করার কিছু নেই। কোথায় কী অবস্থায় আছে তা দেখার জন্যই এগুলো।

Pending Approvals

/billing/pending

কারা: Finance Admin
কোথায়: সাইডবার → Pending Approvals
উদ্দেশ্য: যেসব বিল forward হয়েছে কিন্তু অনুমোদনের অপেক্ষায় — এটি দেখার জন্য, কাজ করার তালিকা নয়।

Payment Preparation Pending

/payment-preparation-pending

কারা: Finance Admin, Senior Account Manager
কোথায়: সাইডবার → Payment Preparation Pending
উদ্দেশ্য: অনুমোদিত কিন্তু এখনো পরিশোধ হয়নি এমন বিল — অনুমোদন ও পরিশোধের মাঝের সারি।

Finance-এর একমাত্র এই তালিকাটিই ক্লায়েন্ট ম্যাপিং দিয়ে সীমাবদ্ধ নয়, তাই এখানে বাকিগুলোর চেয়ে বেশি দেখায়।

All Bills

/billing/all

কারা: Finance Admin ও দুই ধরনের Account Manager
কোথায়: সাইডবার → All Bills
উদ্দেশ্য: সব বিলের মূল তালিকা, ক্লায়েন্ট ও ভেন্ডর ধরে ছেঁকে দেখা যায়। কোনো বিল খুললে নথির ট্যাবসহ তার পুরো lifecycle দেখা যাবে।

Finance Dashboard

/finance-dashboard

কারা: Finance Admin ও ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তারা
কোথায়: সাইডবার → Finance Dashboard
উদ্দেশ্য: বিভাগের সামগ্রিক অবস্থা — কত পাওনা, কত অনুমোদিত, কত পরিশোধিত।

সব অধ্যায়প্রিন্ট: Ctrl/Cmd + P