ব্যবহারবিধি

ক্লায়েন্টদের জন্য

Procufy-তে আপনার কাজ দুটি: পণ্য চাওয়া, আর পণ্য পৌঁছেছে তা নিশ্চিত করা। পুরোটাই এখানে।

আপনি কে

রোল	যা দেখেন	তথ্যের পরিধি
Client Admin	ক্লায়েন্টের ছয়টি পেজই	পুরো প্রতিষ্ঠান, প্রতিটি ইউনিট
Unit Admin	একই ছয়টি পেজ	কেবল আপনার নিজের ইউনিট

দুটি রোলের অনুমতি হুবহু এক। পার্থক্য কেবল তথ্যে: Unit Admin-এর রিকুইজিশন, ডেলিভারি ও মজুদ কেবল তাঁর নিজের ইউনিটে সীমাবদ্ধ থাকে। সহকর্মীর চেয়ে কম দেখতে পেলে সাধারণত এটিই কারণ — অনুমতির সমস্যা নয়।

মনে রাখুন

একটি ক্লায়েন্ট প্রতিষ্ঠানকে একাধিক client unit-এ ভাগ করা যায় — আলাদা সাইট বা বিভাগ, যারা স্বাধীনভাবে অর্ডার দেয় ও পণ্য গ্রহণ করে। যেমন Drug International Limited-এর আছে HO, MMU, UNIT-1, UNIT-2 ও UNIT-3।

আপনার পথ

আপনি আসলে যা করেন

Create Requisitionপণ্য চান
WaitProcurement অনুমোদন করে, খোঁজে ও অর্ডার দেয়
Receive Itemsডেলিভারি নিশ্চিত করুন
Requisition Summaryঅনুসরণ ও রিপোর্ট

নিয়ম

আপনার চাহিদা আর ডেলিভারির মাঝের সবকিছু — সরবরাহকারী খোঁজা, দাম তুলনা, অর্ডার দেওয়া, পণ্য পাঠানো — ATI-র Procurement বিভাগ সামলায়, এবং ইচ্ছাকৃতভাবেই তা আপনার চোখের আড়ালে থাকে। আপনি কোনো স্ক্রিন হারিয়ে ফেলেননি।

রিকুইজিশন দেওয়া

Create Requisition

/requisition-form

কারা: Client Admin, Unit Admin — কেবল ক্লায়েন্ট
কোথায়: সাইডবার → Create Requisition
উদ্দেশ্য: নতুন পণ্য বা সেবার চাহিদা জানানো। পুরো প্রক্রিয়াটি এখান থেকেই শুরু হয়।

ধাপসমূহ

সাইডবার থেকে Create Requisition খুলুন। এটি তিন ধাপের একটি ফর্ম, পাশে সরাসরি প্রিভিউ থাকে — তাই পূরণ করতে করতেই রিকুইজিশনটি কেমন দাঁড়াচ্ছে দেখতে পাবেন।
Details — Expected date (কবে পণ্য দরকার) এবং Priority ঠিক করুন: LOW, MEDIUM, HIGH, URGENT বা OTHER। দুটোই আবশ্যক। Procurement-এর জানা দরকার এমন কিছু থাকলে Remark ঘরে লিখুন।
Items — অন্তত একটি লাইন যোগ করুন। প্রতিটির জন্য দরকার Item name, Unit of measure ও Quantity (পূর্ণসংখ্যা, কমপক্ষে ১)। Description-এর ভিত্তিতেই ভেন্ডররা দর দেয়, তাই এটি ভালোভাবে লিখুন।
যত লাইন দরকার যোগ করুন। প্রতিটির দর ও অর্ডার আলাদাভাবে হয়, তাই সম্পর্কহীন পণ্যও নির্দ্বিধায় একই রিকুইজিশনে দিতে পারেন।
Review — প্রিভিউ মিলিয়ে দেখুন, প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংযুক্ত করুন, এবং জমা দিন।

এরপর যা হয়

আপনার রিকুইজিশন PENDING অবস্থায় তৈরি হয় এবং প্রতিটি পণ্য SUBMITTED অবস্থায় থাকে। ATI-র Procurement বিভাগ সঙ্গে সঙ্গে খবর পেয়ে যাচাই শুরু করে। অনুমোদনের পরই দরপত্র প্রক্রিয়া শুরু হয়, এবং আপনি Requisition Summary পেজে অগ্রগতি দেখতে পাবেন।

সতর্কতা

অন্তত একটি সংযুক্তি বাধ্যতামূলক। সহায়ক কাগজ ছাড়া ফর্মটি জমা হবে না — স্পেসিফিকেশন, নকশা, দরপত্রের রেফারেন্স বা চাহিদার নোট সংযুক্ত করুন। রিকুইজিশন জমা না হওয়ার সবচেয়ে সাধারণ কারণ এটিই।

যেসব একক পাওয়া যায়: piece, unit, kilogram, gram, tonne, pound, litre, millilitre, gallon, box, case, pack, set, bundle, metre, centimetre, foot, square metre, square foot, hour ও day।
অন্য কোনো ক্লায়েন্টের হয়ে রিকুইজিশন দেওয়া যায় না। আপনার প্রতিষ্ঠান ও ইউনিট ফর্ম থেকে নয়, আপনার অ্যাকাউন্ট থেকেই নেওয়া হয়।

চাহিদার অগ্রগতি দেখা

Requisition Summary

/requisition-summary

কারা: Client Admin, Unit Admin
কোথায়: সাইডবার → Requisition Summary
উদ্দেশ্য: আপনার দেওয়া প্রতিটি রিকুইজিশন — জমা দেওয়া থেকে সরবরাহ পর্যন্ত — অনুসরণ করা।

ধাপসমূহ

Requisition Summary খুলুন। আপনি কেবল নিজের প্রতিষ্ঠানের রিকুইজিশনগুলোই দেখবেন; Unit Admin দেখবেন কেবল নিজের ইউনিটেরগুলো।
রেফারেন্স বা পণ্যের নাম দিয়ে খুঁজুন, অথবা তারিখের সীমা দিয়ে তালিকা ছোট করুন।
কোনো রিকুইজিশনে ক্লিক করলে তার lifecycle খুলবে — প্রতিটি ঘটনার একটি সময়রেখা: জমা, অনুমোদন, দর নেওয়া, অর্ডার, পাঠানো, গ্রহণ।
lifecycle থেকে কোনো একটি পণ্যে ক্লিক করলে সেই পণ্যের নিজস্ব ইতিহাস দেখা যাবে।

স্ট্যাটাস

PENDINGজমা হয়েছে, Procurement-এর অনুমোদনের অপেক্ষায়
APPROVEDঅনুমোদিত — দরপত্র প্রক্রিয়া চলছে
REJECTEDঅনুমোদিত হয়নি। Procurement-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন
PARTIALLY_RECEIVEDকিছু পণ্য পৌঁছেছে ও নিশ্চিত হয়েছে, বাকিগুলো এখনো পথে
COMPLETEDপ্রতিটি পণ্য পৌঁছেছে ও নিশ্চিত হয়েছে
CANCELLEDপ্রত্যাহার করা হয়েছে

lifecycle আপনার রিকুইজিশনের নিজস্ব যাত্রা দেখায়। এতে ভেন্ডরের নাম, আলাদা আলাদা দর, কোন সরবরাহকারী নির্বাচিত হয়েছে, ক্রয়াদেশ বা ক্রয়মূল্য দেখানো হয় না — ক্লায়েন্ট ও ভেন্ডরের মাঝের পৃথকীকরণ এখানে ইচ্ছাকৃতভাবেই প্রয়োগ করা হয়েছে।

ডেলিভারি নিশ্চিত করা

Receive Items

/requisition-receive

কারা: Client Admin, Unit Admin — কেবল ক্লায়েন্ট
কোথায়: সাইডবার → Receive Items
উদ্দেশ্য: পণ্য পৌঁছেছে তা নিশ্চিত করা। এই ধাপেই রিকুইজিশন বন্ধ হয় — আপনি না করা পর্যন্ত কোনো কিছুকেই সরবরাহ হয়েছে বলে ধরা হয় না।

ধাপসমূহ

আপনি একটি নোটিফিকেশন পাবেন — Item Delivery In Transit — যেখানে এই পাতার লিংক থাকবে।
Receive Items খুলুন। পথে থাকা প্রতিটি চালান আলাদা কার্ড হিসেবে দেখাবে।
কিছু নিশ্চিত করার আগে কার্ডের সঙ্গে মিলিয়ে সরাসরি পণ্যগুলো দেখে নিন।
চালানটি খুলে Location লিখুন — পণ্যগুলো কোথায় রাখছেন (আবশ্যক), এবং প্রয়োজনে Notes (ঐচ্ছিক)।
নিশ্চিত করুন।

এরপর যা হয়

চালান ও পণ্য দুটোই COMPLETED হয়ে যায়, এবং আপনার দেওয়া লোকেশনে পণ্যগুলো আপনার client stock-এ যুক্ত হয়। এরপর রিকুইজিশনের অবস্থা নতুন করে হিসাব হয় — সব পণ্য পৌঁছে গেলে COMPLETED, নইলে PARTIALLY_RECEIVED। ATI-র Finance বিভাগ খবর পায় যে অর্ডারটির বিল করা যাবে।

সতর্কতা

দেরি না করে নিশ্চিত করুন। আপনি ডেলিভারি নিশ্চিত না করা এবং তার পেছনের অর্থ-প্রক্রিয়া শেষ না হওয়া পর্যন্ত সরবরাহকারী টাকা পান না। নিশ্চিত না করে ফেলে রাখলে কারও পাওনা আটকে থাকে।

চালানটি যেভাবে পাঠানো হয়েছে সেভাবেই গ্রহণ করতে হয় — নিশ্চিতকরণ পুরো চালানের জন্য, লাইন ধরে ধরে নয়। যা এসেছে তা না মিললে নিশ্চিত করার আগে Procurement-কে জানান।

আপনার অন্যান্য পেজ

Dashboard

/dashboard

কারা: Client Admin, Unit Admin
কোথায়: সাইডবার → Dashboard
উদ্দেশ্য: সাইন ইনের পর আপনি এখানেই নামেন। এই মুহূর্তে আপনার কী দেখা দরকার তা দেখায়।

খেয়াল করুন items in transit — আপনার দিকে আসা চালান, যেগুলোতে ক্লিক করে নিশ্চিত করবেন — এবং pending requisitions, যেগুলো এখনো Procurement-এর অনুমোদনের অপেক্ষায়।

Overview

/overview

কারা: Client Admin, Unit Admin — কেবল ক্লায়েন্ট
কোথায়: সাইডবার → Overview
উদ্দেশ্য: আপনার রিকুইজিশন ও ডেলিভারির সংখ্যা ও মোট হিসাব, যাতে আলাদা করে প্রতিটি রেকর্ড না খুলেই পরিমাণ ও অগ্রগতি দেখতে পারেন।

Reports

/reports

কারা: Client Admin, Unit Admin
কোথায়: সাইডবার → Reports
উদ্দেশ্য: আপনার ক্রয় সংক্রান্ত বিশ্লেষণ — পরিমাণ, মূল্য ও ধারা। মাস-বছর ধরে বা নির্দিষ্ট তারিখের সীমা দিয়ে ছেঁকে দেখুন।

সব হিসাব কেবল আপনার নিজের প্রতিষ্ঠানের মধ্যেই সীমাবদ্ধ।

যা আপনি করতে পারবেন না

এগুলো এড়িয়ে যাওয়ার মতো বাধা নয়। এগুলো ইচ্ছাকৃত সীমানা, আর এগুলো জানা থাকলে যে স্ক্রিনগুলো নেই সেগুলো খুঁজে সময় নষ্ট হবে না।

আপনি পারবেন না	কারণ
ভেন্ডর, তাদের দর বা বিজয়ী কে — দেখা	ক্লায়েন্ট ও ভেন্ডরের পৃথকীকরণ, যা তথ্যের স্তরেই কার্যকর
ক্রয়াদেশ দেখা	ক্রয়াদেশ ATI ও সরবরাহকারীর মধ্যেকার বিষয়। আপনি বদলে রিকুইজিশনের lifecycle দিয়ে অগ্রগতি দেখেন
নিজের রিকুইজিশন অনুমোদন করা	Procurement প্রতিটি অনুরোধ যাচাই করে
সরবরাহকারী বেছে নেওয়া	Procurement প্রতিযোগিতামূলক দরপত্র প্রক্রিয়াটি চালায়
Finance পেজগুলো খোলা	বিল ATI ও সরবরাহকারীর মধ্যেকার বিষয়
Inventory খোলা	গুদামের মজুদ Procurement-এর। আপনার কাছে থাকে client stock, যা ভিন্ন জিনিস

মনে রাখুন

আপনি যতবার প্রাপ্তি নিশ্চিত করেন ততবারই আপনার client stock লিপিবদ্ধ হয়, তবে আজকের Procufy-তে ক্লায়েন্টের জন্য আলাদা কোনো stock পেজ নেই — Stock স্ক্রিনটি কেবল একটি খালি জায়গা। আপনি কী কী পেয়েছেন তার দৃশ্যমান হিসাব রিকুইজিশনের lifecycle-এই আছে।

সব অধ্যায়প্রিন্ট: Ctrl/Cmd + P