শুরু করা

Procufy হলো ATI Limited পরিচালিত একটি ক্রয় ব্যবস্থাপনা সিস্টেম। কোনো প্রতিষ্ঠান কোনো পণ্যের চাহিদা জানানোর মুহূর্ত থেকে শুরু করে সরবরাহকারীকে অর্থ পরিশোধ ও কাগজপত্র সংরক্ষণ পর্যন্ত — পুরো ক্রয়চক্রটি এখানে পরিচালিত হয়।

ইমেইল আর স্প্রেডশিটে ছড়িয়ে থাকা ক্রয় প্রক্রিয়ার বদলে একটিমাত্র সিস্টেম দেওয়াই এর উদ্দেশ্য — যেখানে প্রতিটি অনুরোধ শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত অনুসরণ করা যায়, সরবরাহকারীরা একটি কাঠামোবদ্ধ দরপত্র প্রক্রিয়ায় দামে প্রতিযোগিতা করে, অর্থ কেবল একাধিক ব্যক্তির লিপিবদ্ধ অনুমোদনের ধাপ পেরিয়ে ছাড় হয়, এবং ক্লায়েন্ট ও সরবরাহকারী কখনো একে অপরের তথ্য দেখতে পায় না।

Procufy-তে চার ধরনের ব্যবহারকারী প্রতিষ্ঠান আছে, এদের বলা হয় stakeholder। আপনি কোনটির অন্তর্ভুক্ত, তার উপরেই আপনি কী কী দেখবেন তা প্রায় পুরোটাই নির্ভর করে।

1. 1ATI-র একজন প্রশাসক প্রথমে আপনার প্রতিষ্ঠানটি তৈরি করেন, তারপর আপনার অফিসিয়াল ইমেইল ঠিকানা দিয়ে আপনার ইউজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করেন।
2. 2আপনি ইমেইলে একটি এককালীন কোড (OTP) পাবেন এবং তা দিয়ে ঠিকানাটি যাচাই করবেন। এটি না করা পর্যন্ত অ্যাকাউন্টটি ব্যবহারযোগ্য হয় না।
3. 3আপনাকে দেওয়া পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন ইন করুন, এবং সঙ্গে সঙ্গেই সেটি পরিবর্তন করুন।

আপনার ইমেইল ঠিকানা ও পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন ইন করুন। আপনার সেশন ব্রাউজারেই রাখা থাকে: একটি স্বল্পমেয়াদি টোকেন, যেটি অ্যাপ নিজে থেকেই নবায়ন করে নেয়, এবং তার পেছনে একটি দীর্ঘমেয়াদি টোকেন। স্বাভাবিক ব্যবহারে আপনি সাইন ইন অবস্থাতেই থাকেন, নবায়নের বিষয়টি টেরও পান না।

দুটোরই মেয়াদ শেষ হলে — দীর্ঘ বিরতির পর, বা অনেকদিন ব্যবহার করেননি এমন কম্পিউটারে — আপনাকে সাইন ইন স্ক্রিনে ফিরিয়ে দেওয়া হয়, এবং সাইন ইনের পর ঠিক যে পাতাটি খুলতে চেয়েছিলেন সেখানেই পাঠিয়ে দেওয়া হয়।

আপনি যেই হোন, তিনটি জিনিস সবসময়ই থাকে: Dashboard — সাইন ইনের পর আপনি যেখানে নামেন, এবং যা আপনার পরিচয় অনুযায়ী বদলে যায়; Profile — যেখানে পাসওয়ার্ড ও তথ্য বদলান; এবং Notifications — ঘণ্টার আইকনটি।

অ্যাপের ভেতরের নোটিফিকেশন ঘণ্টার আইকনের নিচে আসে, এবং সঙ্গে সঙ্গেই আসে — পাতা রিফ্রেশ করার দরকার নেই। প্রক্রিয়ার প্রতিটি হস্তান্তরের মুহূর্তে এগুলো তৈরি হয়: Procurement-এর জন্য নতুন রিকুইজিশন, ভেন্ডরের জন্য দরপত্রের অনুরোধ, Senior Account Manager-এর জন্য অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা বিল। বেশিরভাগ নোটিফিকেশনেই সরাসরি সংশ্লিষ্ট পাতার লিংক থাকে — তাই মেনু ঘেঁটে যাওয়ার চেয়ে নোটিফিকেশনে ক্লিক করাই সাধারণত দ্রুততম পথ।

যাঁরা সাইন ইন অবস্থায় নেই, তাঁদের কাছে একই ঘটনাগুলো ইমেইলে পৌঁছায় — ইমেইল যাচাই, দরপত্রের অনুরোধ, সময়সীমা বাড়ানো, ক্রয়াদেশ, অর্থ বিভাগের বার্তা, পেমেন্ট প্রস্তুতের খবর এবং ভ্যাট/ট্যাক্স কপির অনুরোধ। ভেন্ডর ও ক্লায়েন্টের কাছে খবরটি আগে ইমেইলেই যায়; এরপর কাজটি করতে হয় অ্যাপে এসে।

Procufy-তে কোনো রেকর্ড মুছে ফেলা হয় না, বরং তা এক স্ট্যাটাস থেকে আরেক স্ট্যাটাসে এগোয়। প্রতিটি ধাপ নিজের ইতিহাস আলাদাভাবে রাখে, আর সিস্টেমজুড়ে একটি অডিট লগে ইউজার, ট্যাক্স, মেইল, লগইন, ভেন্ডর ও ক্লায়েন্ট সংক্রান্ত ঘটনা লিপিবদ্ধ হয়। প্রতিষ্ঠান বা ব্যবহারকারীকে নিষ্ক্রিয়, স্থগিত বা আর্কাইভ করা হয় — কখনো মুছে ফেলা হয় না।