পুরো প্রক্রিয়া
ক্লায়েন্টের চাহিদা জানানো থেকে ফাইল বন্ধ হওয়া পর্যন্ত চৌদ্দটি ধাপ। যেকোনো ধাপে ক্লিক করলে দেখবেন সেটি কে করে এবং তাতে কী বদলায়।
রিকুইজিশন দেওয়া হলো
পাশে সরাসরি প্রিভিউসহ তিন ধাপের একটি ফর্ম। প্রতিটি লাইনে আলাদা পণ্য, একক ও পরিমাণ থাকে — এবং প্রতিটির জন্য আলাদা করে দর নেওয়া ও অর্ডার করা হয়।
- কে করে
- Client Admin / Unit Admin
- যা বদলায়
- Requisition → PENDING
- Client
- Procurement
- Vendor
- Finance
রঙ দেখেই বোঝা যায় কোন ধাপটি কার। আপনি কেবল নিজের রঙের ধাপগুলোর জন্যই দায়ী — বাকিগুলো আপনাকে ছাড়াই ঘটে, এবং বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আপনার চোখেও পড়ে না।
কাজের একক রিকুইজিশন নয়, প্রতিটি পণ্য
Procufy সম্পর্কে বোঝার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় এটিই, আর বেশিরভাগ অপ্রত্যাশিত আচরণের কারণও এটি।
রিকুইজিশন আসলে কেবল একটি খাম। দর নেওয়া, বিজয়ী বাছাই, অর্ডার দেওয়া ও সরবরাহ — সবই হয় প্রতিটি পণ্যের জন্য আলাদাভাবে। পাঁচটি পণ্যসহ একটি রিকুইজিশন থেকে পাঁচটি আলাদা দরপত্র প্রক্রিয়া হতে পারে, তা তিনজন ভেন্ডরের মধ্যে ভাগ হয়ে যেতে পারে, এবং তিন দিনে তিনটি আলাদা চালান হয়ে পৌঁছাতে পারে।
তাই রিকুইজিশনের নিজস্ব স্ট্যাটাস আসলে তার পণ্যগুলোর সারসংক্ষেপ, আলাদা কোনো ধাপ নয়। যতক্ষণ একটি পণ্যও পথে আছে ততক্ষণ এটি PARTIALLY_RECEIVED দেখাবে, আর সবকটি পৌঁছালে তবেই COMPLETED হবে।
এটি কোনো ভুল নয়, আটকে থাকাও নয়। এর অর্থ ঠিক যা লেখা আছে তাই: আপনার কিছু পণ্য পৌঁছেছে, কিছু এখনো পৌঁছায়নি। বাকি চালানগুলো এসে নিশ্চিত হলেই এটি নিজে থেকেই বদলে যাবে।
যেহেতু প্রতিটি পণ্যের দর আলাদাভাবে নেওয়া হয়, একটি পণ্যের বর্ণনাই সরবরাহকারীর কাছে পুরো চাহিদাপত্র। অস্পষ্ট বর্ণনা থেকে অস্পষ্ট দর আসে আর পুরো প্রক্রিয়াটি ধীর হয়ে যায়। তিনবার প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার চেয়ে একবারেই সুনির্দিষ্ট করে লিখুন।
ক্লায়েন্ট ও ভেন্ডরের মাঝের দেয়াল
Procufy একই সিস্টেম থেকে ক্রেতা ও তার সরবরাহকারী — দুই পক্ষকেই সেবা দেয়। এটি সম্ভব কেবল এই কারণেই যে কোনো পক্ষই অন্য পক্ষ সম্পর্কে কিছু জানতে পারে না।
| ভেন্ডর যা কখনো দেখে না | ক্লায়েন্ট যা কখনো দেখে না |
|---|---|
| অর্ডারটি কোন ক্লায়েন্ট বা কোন ইউনিটের জন্য | কোন ভেন্ডরদের দর দিতে ডাকা হয়েছিল |
| ক্লায়েন্টের নাম, ঠিকানা বা যোগাযোগের তথ্য | তুলনার সময় ভেন্ডরদের পরিচয় |
| অন্য ভেন্ডরদের দেওয়া দর | ভেন্ডরের যোগাযোগের তথ্য |
বাস্তবে এর অর্থ, ভেন্ডর পণ্য পাঠায় ATI-র গুদামে, এবং সেখান থেকে ATI ক্লায়েন্টের কাছে পৌঁছে দেয় — সরবরাহকারীর কাছে ক্লায়েন্টের ঠিকানা থাকে না, কারণ তার প্রয়োজনই হয় না। আবার ক্লায়েন্ট তার চাওয়া পণ্যের দাম দেখেন, কিন্তু কে সেই দর দিয়েছে তা দেখেন না।
কোনো নির্দিষ্ট অর্ডারের জন্য কোনো প্রশাসক এটি বন্ধ করে দিতে পারেন না। সিস্টেম যা পাঠায়, যা ইমেইল করে ও যা প্রিন্ট করে — সবকিছুতেই এটি গাঁথা। অন্য পক্ষের কোনো তথ্য দরকার হলে ATI-র Procurement বিভাগকে জানান — এটিই তাঁদের কাজ।
আপনার মেনু তথ্য দিয়ে তৈরি, কোড দিয়ে নয়
কোন রোল কোন পেজ দেখবে, তার কোনো নির্দিষ্ট তালিকা কোথাও লেখা নেই। প্রতিটি পেজ ডেটাবেসে একটি সারি, আর প্রতিটি রোলের সেই পেজে প্রবেশাধিকার আরেকটি সারি — যা প্রশাসকরা Control Unit থেকে সম্পাদনা করেন। কোনো রোলকে একটি পেজের অনুমতি দিলে সেটি সেই রোলের সাইডবারে চলে আসে — নতুন কোনো রিলিজ লাগে না, অপেক্ষাও করতে হয় না।
সমস্যাটি সময় নিয়ে। আপনার অনুমতিগুলো পড়া হয় সাইন ইনের সময়, তাই আপনি কাজ করার মাঝপথে করা কোনো পরিবর্তন কেবল সাইন আউট করে আবার সাইন ইন করার পরেই দেখা যাবে।
একটি পণ্য, শুরু থেকে শেষ
একটি পণ্য পুরো পথ পাড়ি দিলে যে স্ট্যাটাসগুলো ক্রমান্বয়ে আসে। স্ক্রিনে আপনি হুবহু এই শব্দগুলোই দেখবেন।
PENDINGAPPROVEDCOMPLETED
SUBMITTEDQUOTE_REQUESTEDQUOTE_SELECTEDPO_CREATEDSHIPPEDRECEIVEDIN_TRANSITCOMPLETED
ISSUEDPAIDCOMPLETED
INITIAL_APPROVEDFINAL_APPROVEDCHEQUE_PREPAREDPAYMENT_COMPLETEDCOMPLETED
৯ নম্বর অধ্যায়ে প্রতিটির অর্থ এবং কে সেটি এগিয়ে নেয়, তা ব্যাখ্যা করা আছে।
ফেরত পাঠানো
ফেরত পাঠানোর সুবিধাটি পরিকল্পনায় আছে, কিন্তু এখনো চালু হয়নি। Return পেজটি কোনো stakeholder-কেই দেওয়া হয়নি, তাই Super Admin সহ কেউই এটি খুলতে পারেন না, এবং আজকের Procufy-তে ফেরতের কোনো প্রক্রিয়া চলে না। ফেরত সংক্রান্ত বিষয় সরাসরি ATI-র Procurement বিভাগের সঙ্গে মিটিয়ে নিন।